Zilos B.V. levert als softwareleverancier een web-based elektronisch patiëntendossier (EPD) aan zorgaanbieders in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ).
Deze applicatie, met de naam Epos, biedt registratie, facturatie en aanverwante functionaliteit voor de Zvw (SGGZ, GBGGZ en het Zorgprestatiemodel), Jeugdwet en Wmo. Ook biedt de applicatie een cliëntportaal waarmee cliënten toegang krijgen tot hun eigen dossier bij de zorgaanbieder en een veilige berichtendienst. Daarnaast geeft Zilos training, ondersteuning en advies aan organisaties in de GGZ.
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen door uzelf zijn aangeleverd, bijvoorbeeld per e-mail of met het contactformulier op onze website. Ook kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken als u een patiënt/cliënt, medewerker of relatie bent van een van onze klanten (de zorgaanbieders).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Ook leggen we uit wat uw rechten zijn en hoe de persoonsgegevens worden beveiligd. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens vinden wij van groot belang. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dat betekent dat wij:
Van bezoekers van onze algemene website (zilos.nl) kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
Deze algemene website staat volledig los van onze webapplicatie voor klanten. Zie daarvoor hoofdstuk 4 en 5 van deze privacyverklaring.
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden:
De wettelijke grondslag op basis waarvan wij deze persoonsgegevens verwerken is:
We verstrekken uw gegevens nooit zomaar aan derden. Uw gegevens worden uitsluitend verstrekt indien dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wij maken gebruik van de diensten van Studio Projectie, het hosting bedrijf achter onze algemene website om gegevens van websitebezoekers te verwerken.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten of te beëindigen. Wij verlenen onze medewerking aan alle privacyrechten van de AVG:
Wij verlenen onze medewerking aan alle privacyrechten van de AVG.
In de applicatie die wij leveren aan onze klanten (Epos) worden patiënt-/cliëntgegevens in de geestelijke gezondheidszorg opgeslagen. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van onze klanten, de zorgaanbieders. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
Een groot deel van de gegevens die wij verwerken worden door de wet aangemerkt als “bijzondere persoonsgegevens”, vanwege het zeer privacygevoelige karakter van die gegevens. Dit type persoonsgegeven wordt extra beschermd door de wet.
Het doeleinde waarvoor wij deze persoonsgegevens verwerken is het leveren van een web-based EPD-applicatie aan organisaties in de GGZ. Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van onze klanten en in overeenstemming met de afgesloten overeenkomst.
Wij hebben nauwkeurige afspraken met onze klanten gemaakt over de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden. De klant is daarin verwerkingsverantwoordelijke en Zilos ZGP Services is verwerker.
De wettelijke grondslag op basis waarvan deze bijzondere persoonsgegevens mogen worden verwerkt is de noodzaak voor het kunnen verstrekken van gezondheidszorg.
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij de zorgaanbieder expliciet aan ons opdracht heeft gegeven om de gegevens te delen. Een uitzondering hierop is het verstrekken van persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Voor de opslag van deze persoonsgegevens maken we gebruik van datacenters in België van het bedrijf Combell. Wij hebben met Combell een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin wij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens afdwingen. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Combell is evenals Zilos B.V. gecertificeerd voor ISO 27001*, een internationale standaard voor informatiebeveiliging. Combell voldoet volledig aan de AVG**.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De wettelijke bewaartermijn van medische gegevens is 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier. Uw zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het handhaven van de bewaartermijnen. Zij kunnen zelf gegevens verwijderen.
Zorgaanbieders die de licentieovereenkomst beëindigen, krijgen al hun gegevens mee in een exportbestand uit Epos. Zij moeten vervolgens beslissen om een inkijkaccount in Epos te nemen of om de gegevens permanent door ons te laten verwijderen.
U heeft de volgende rechten:
Het is de verantwoordelijkheid van uw zorgaanbieder om hieraan medewerking te verlenen. Wij zullen onze medewerking verlenen aan alle wettelijke verzoeken.
Voor het uitvoeren van de licentieovereenkomst en het leveren van ondersteuning aan klanten verwerken wij persoonsgegevens. Daarbij gaat het om persoonsgegevens van medewerkers en relaties van de organisaties van klanten, om relaties van Zilos ZGP Services en om gebruikers van Epos.
Ook verwerken wij persoonsgegevens van iedereen die met ons communiceert via de telefoon, e-mail of het contactformulier op onze website.
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden:
De wettelijke grondslagen op basis waarvan wij deze persoonsgegevens verwerken zijn:
We verstrekken uw gegevens nooit zomaar aan derden. Uw gegevens worden uitsluitend verstrekt indien dit nodig is voor de uitvoering van de licentieovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wij maken gebruik van de diensten van Dropbox en Google voor de cloudopslag van bovengenoemde persoonsgegevens. Met beide bedrijven hebben wij een verwerkersovereenkomst om zorg te dragen dat de gegevens vertrouwelijk worden behandeld en goed zijn beveiligd. Dropbox en Google voldoen beide aan de AVG* en hebben een uitgebreid beveiligingsbeleid**.
Voor het maken van opdrachten voor automatische incasso maken wij gebruik van De Betaalfabriek. Aan deze dienst worden enkel de gegevens verstrekt die nodig zijn om de incasso opdrachten te maken.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De wettelijke bewaartermijn van financiële gegevens is 7 jaar. Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren dan de duur van de overeenkomst, als die gebruikt kunnen worden om toekomstige supportvragen efficiënter te beantwoorden.
U heeft de volgende rechten:
Wij verlenen onze medewerking aan alle privacyrechten van de AVG.
Voor het voeren van een personeels- en salarisadministratie verwerken wij gegevens van werknemers. Daarnaast verwerken wij voor het sollicitatieproces gegevens van sollicitanten.
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden:
De wettelijke grondslagen op basis waarvan wij deze persoonsgegevens verwerken zijn:
We verstrekken uw gegevens nooit zomaar aan derden. Uw gegevens worden uitsluitend verstrekt indien dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wij maken gebruik van de diensten van onze accountant H.B.A. v. Hulzen-Berbé (accountant). Zij is subverwerker van uw persoonsgegevens.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De wettelijke bewaartermijn van fiscale gegevens is 7 jaar, ID-bewijzen 5 jaar, dossiers 2 jaar na einde dienstverband en de gegevens sollicitanten 4 weken.
U heeft de volgende rechten:
Wij verlenen onze medewerking aan alle privacyrechten van de AVG.
We gebruiken alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus. De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens heeft bij ons de hoogste prioriteit. In dit onderdeel van onze privacyverklaring beschrijven we onze technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
We hebben een managementsysteem voor informatieveiligheid ingericht dat voldoet aan de normeisen van NEN 7510 (Nederlandse norm) en ISO 27001 (internationale norm). Wij worden jaarlijks gecontroleerd door een onafhankelijk bedrijf op naleving van deze normen.
Bij de ontwikkeling van Epos hebben wij van het begin het principe privacy by design toegepast. Dit betekent dat we al bij het ontwerp hebben voorzien in technische en organisatorische maatregelen om de privacyrisico’s voor mensen zo klein mogelijk te maken. Privacy als kernwaarde is een onderdeel van ons ontwikkelbeleid. Daarnaast hebben we specifieke eisen en doelen voor informatieveiligheid gesteld als onderdeel van het ontwikkelproces, zoals de toetsing van de beveiliging (authenticatie en autorisatie) en de validatie van invoer- en uitvoergegevens.
Epos heeft een fijnmazig in te stellen systeem van toegangsrechten, waardoor persoonsgegevens optimaal kunnen worden afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zijn de gegevens in Epos beveiligd door meerdere lagen van technische en logische beveiliging en is er sprake van uitgebreide logging.
Ook het principe privacy by default is onderdeel van ons beleid. Hierdoor hebben bijvoorbeeld nieuw aangemaakte gebruikers in Epos standaard geen enkel recht. Alle rechten moeten met de hand worden toegekend door een beheerder. In onze eigen bedrijfsvoering geldt dit principe ook: we vragen niet meer gegevens van klanten dan nodig zijn voor de levering van onze diensten.
Bij Zilos hebben medewerkers alleen toegang tot bepaalde persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken. Wij houden bij wie toegang heeft tot welke gegevens middels een autorisatiematrix. Alle medewerkers en opdrachtnemers van Zilos hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend met een hoge boeteclausule.
Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. Bij de selectie van subverwerkers hebben wij een streng selectieproces, zodat we zeker weten dat ze voldoen aan de eisen die wij stellen aan informatieveiligheid.
Als subverwerker voor onze klanten, hebben wij zelf ook met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten. Deze maakt deel uit van onze algemene voorwaarden. De klant is hierbij de verwerkingsverantwoordelijke en Zilos B.V. de verwerker. Deze overeenkomst volgt het Model Verwerkersovereenkomst Brancheorganisaties Zorg, zodat de afspraken voldoen aan de AVG én aan de eisen en wensen van de zorgaanbieders.
Voor de levering van onze webapplicatie maken we gebruik van cloud-servers van Combell. Wij hebben met hen een overeenkomst en SLA afgesloten waarmee we aan onze verplichtingen voor informatieveiligheid kunnen voldoen. Daarnaast hebben zij een certificering voor de internationale normen ISO 27001 (informatieveiligheid) en ISO 9001 (kwaliteit).
Elke server is aangesloten op twee stroomcircuits. Hierdoor wordt een redundantie gecreëerd voor de stroomvoorziening naar de servers. Indien namelijk één circuit uitvalt, blijft de server gevoed door het ander stroomcircuit. Bovendien is elk circuit aangesloten op een apart elektriciteitsnet. Elk circuit is bovendien voorzien van UPS’s (uninterruptible power supplies) en backup-batterijen.
Naast de redundante stroomcircuits met hun backup-voorzieningen, zijn er ook generatoren aanwezig, zodat bij langdurige stroomonderbrekingen een permanente stroomvoorziening aanwezig is. Alle noodstroomvoorzieningen worden op regelmatige basis getest door een gespecialiseerd onderhoudsteam.
Combell’s netwerkinfrastructuur is ook redundant uitgevoerd wat concreet betekent dat alle systemen dubbel zijn geïnstalleerd. Gaat er toch een systeem uit, dan neemt het andere systeem over. Het netwerk van Combell heeft een capaciteit van 100 gigabit/s, waardoor DDOS-aanvallen worden bemoeilijkt.
In onze netwerkbeveiliging hanteren we vijf principes:
1. Redundantie Het redundant uitvoeren van (kritieke) netwerkcomponenten.
2. Diversiteit Het toepassen van meervoudige beveiligingsmechanismen, zoals firewalls, isolatie, encryptie (TLS), HSTS, VPN-verbindingen, IP-whitelisting, authenticatie in twee stappen, etc.
3. Isolatie Het netwerk zo inrichten dat delen ervan kunnen worden geïsoleerd.
4. Veilige defaults Al het onbekende verkeer is geblokkeerd en alle netwerkcomponenten, zoals routers en firewalls, zijn op de juiste manier geconfigureerd.
5. Beperkingen Het toevoegen van privilege beperkingen en encryptie op informatie op het netwerk.
Voor de technische beveiliging van uw gegevens gebruiken we, zonder in details te treden, o.a. de volgende technieken:
Neem contact met ons op als u vragen heeft over deze privacyverklaring of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze contactgegevens en die van onze functionaris voor de gegevensbescherming zijn:
Zilos B.V.
Patrick Chin A Foeng (directeur)
Hoogmadeseweg 58
2351 CV Leiderdorp
Telefoon: +31 (0)6 522 23 358
E-mail: info@eposzilos.nl
Rowan Rossing
Emmalaan 32
9801 PB Zuidhorn
E-mail: fg@eposzilos.nl
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens en het niet lukt om er samen met ons uit te komen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.